Andando pelos hospitais, por diversas vezes me deparo com uma certa rivalidade entre alguns setores como: enfermagem descontente por causa de atraso na entrega de medicamentos, a farmácia descontente com a não devolução de medicamentos não utilizados, suprimentos reclamando de OPMEs não descritos no agendamento cirúrgico, faturamento aborrecido com as falhas no prontuário e assim seguimos. Haver problemas é natural de qualquer processo (e até mesmo pessoas), não existe um processo perfeito e por isso que precisamos trabalhar continuamente na melhoria.
Por que será que a farmácia demora? Por que a enfermagem não me devolve os medicamentos? Por que não previram o uso daquele OPME? Por que a enfermagem deixou de checar aquele medicamento? Isso é empatia, é se colocar no lugar no outro e tentar entender o por que alguns processos não funcionam conforme a expectativa.
Empatia é muito importante, nos ajuda a ter um olhar menos preconceituoso sobre as falhas, porém ela sozinha não nos move para lugar algum. Olhar e entender a falha, sem nada fazer para mudar nos torna passivos. Para combater a passividade, precisamos trabalhar em equipe, indo além de conhecer as falhas do processo alheio, precisamos ao menos tentar solucioná-lo. Desta forma estaremos trabalhando em equipe e mostrando empatia, o no final de tudo você também será beneficiado com a melhoria executada.
O A3 é uma versão prática e objetiva de executar o PDCA (em breve detalharemos o funcionamento dele também!), uma forma visível para acompanhar todo o processo de solução de problemas, desde a definição da proposta, até a apresentação dos resultados.
É chamado de A3 devido ao seu formato, uma folha padrão no tamanho de 297x420mm, ou duas A4. Todo o desenvolvimento do problema deve ser apresentado em uma única folha, sem utilizar o verso, passando tipicamente, mas não obrigatoriamente, por sete etapas:
Por enquanto não entrarei nos detalhes como o A3 funciona, mas como ele pode unir as equipes.
Por ser um relatório enxuto, usamos e abusamos de artifícios visuais para representar o que tradicionalmente escreveríamos, isto torna o A3 rico em informações visuais, fáceis de serem identificadas em um único olhar. Quando o A3 é feito em equipe, esta descrição do relatório deve refletir o ponto de vista uni sono da equipe, forçando a discussão orientada ao problema e não as pessoas. Uma vez tendo a equipe formada, precisarão trabalhar juntos para evoluir passo a passo na análise do problema, aproximando as pessoas e setores ao mostrar que a ineficiência acontece devido a uma brecha no processo, e mais, em conjunto definirão as ações a serem executadas, muitas vezes divididas entre todos os setores a fim de não sobrecarregar ninguém, decisão essa tomada espontaneamente.
Precisa de ajuda em como executar um A3? Ente em contato, podemos de ajudar!
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Em algum momento você sentiu que sua equipe está patinando no desenvolvimento de projetos? Ou há um certo problema que ninguém consegue resolver? E se houvesse uma forma de impulsionar as melhorias, aumentar a moral e disciplina da equipe ao mesmo tempo em que se elimina problemas rotineiros?
Esta é a proposta do 5s! Por meio de cinco sensos, bem definidos e facilmente aplicados, seu time ganhará em produtividade, o hospital ganhará em maior aproveitamento de recursos e o cliente notará a organização do setor refletida na qualidade do atendimento.
Em 2010 o Hospital Cidade Tiradentes retirou 2,5 Toneladas de resíduos recicláveis aplicando o 5s. Todo este material pode ser convertido em renda através da venda para empresas de reciclagem. Além da eliminação de materiais obsoletos do setor (desobstruindo espaços de trabalho), notaram reflexos positivos na prevenção de acidentes de trabalho, organização da instituição, melhoria do clima organizacional, aumento da produtividade e mudança da cultura dos trabalhadores.¹
Em 2014, um grupo de estudantes japoneses implementaram a metodologia em um hospital do Senegal, na região de Tambacounda. O projeto resultou melhorias em eficiência, melhora no cuidado com o paciente e segurança (interna), consequências atribuídas a melhora no ambiente de trabalho devido a redução de itens desnecessários, melhora da organização e identificação dos materiais.²
Em 2015 foi publicado o “manual para implementação de 5s em ambientes hospitalares” pelo Ministério de Saúde e Bem-Estar Familiar de Bangladesh, demonstrando passo a passo com o programa deve ser aplicado, desde a fundamentação teórica até o calendário de auditoria do projeto. A aplicação do manual iniciou como um projeto piloto em 4 hospitais em 2011 e atingiu 52 unidades em 2014, sendo descrito como uma abordagem de baixo custo que traz mudanças notáveis em um curto espaço de tempo, aumentando a satisfação do colaborador e também dos pacientes.³
Afinal de contas, o que são os 5s?
Originado do Japão, é uma metodologia para desenvolvida para criar a cultura de expor anormalidades e desperdícios, impulsionando melhorias. Traduzindo em miúdos, é uma forma expor os problemas e incomodar os responsáveis a resolve-los. O processo é simples:
Não é complexo. Na realidade os 5s são bastante primitivos, porém, se sua equipe não é capaz de manter uma rotina de organização no seu setor, ela será capaz de alcançar os resultados audaciosos almejados pela alta direção?
Precisa de ajuda para implementar o 5s? Entre em contato conosco.Desenvolvemos projetos de implantação em 6 meses, com acompanhamento anual dos resultados e revisão das atividades.
³Manual for implementation of 5s in Hospital Setting
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O Lean tem como objetivo REDUZIR CUSTOS e AUMENTAR O VALOR AGREGADO para o cliente. Ambos objetivos devem caminhar juntos. A redução de custos sem a manutenção da qualidade percebida pelo paciente, ou aumento do valor agregado sem a sensata gestão dos custos não traduzem benefícios para o processo. Com essa visão em mente, como se enquadra a Telemedicina na estratégia Lean?
Antes de discutirmos a questão, precisamos entender o problema, comprovar com dados a teoria levantada, para então criar hipóteses de como solucionar. Ao menos essa é a forma como o Plano A3 de solução de problemas funciona, qual é o contexto em que o problema acontece?
Centralização de profissionais médicos em áreas de grande acumulo populacional; (Dados do Ministério da Saúde mostram que no Brasil existe 1,8 médico para cada mil habitantes, e apenas 8% dos profissionais estão em municípios de até 50mil pessoas. Distrito Federal e os estados de Rio de Janeiro e São Paulo têm respectivamente taxas de 4,09, 3,62 e 2,64 médicos por mil habitantes, enquanto outros estados não somam nem um profissional por mil habitante, como é o caso do Amapá (0,95), Pará (0,84) e Maranhão (0,71))¹
Dificuldade de acesso a profissionais da saúde para populações afastadas; 1,432Mi não conseguiram atendimento médico na 1ª vez que procuraram em 2013 (IBGE)²
Aumento das despesas em Gestão da Saúde: Em 15 anos, a despesa dos planos de saúde com assistência deve bater na casa dos 283 bilhões de reais.³
Ou seja, o cenário não é positivo, mas ainda antes apontarmos as causas (que sabemos que não são poucas), vamos continuar no com o método A3, que pede que seja analisado como funciona o processo atualmente, tomando por exemplo a saga para atendimento a consultas:
Cliente procura um médico > agenda a consulta > aguarda o atendimento > se dirige ao local > aguarda o atendimento > Recebe o primeiro atendimento, o qual saí com solicitações de exames complementares (ou finaliza o atendimento com o diagnóstico) > agenda o exame > executa > aguarda o laudo > agenda o retorno com o médico > aguarda o atendimento > > se dirige ao local novamente > aguarda o atendimento > Segundo atendimento médico, com definição conclusiva ou complementação de exames.
Sem entrar no mérito de tempo, podemos aplicar os conceitos dos sete desperdícios neste processo:, Processamento desnecessário, movimentação, estoque, excesso de produção, espera, defeitos e transporte. Quais você consegue identificar? Dentre todas as etapas, qual de fato agregou valor para o paciente?
O Lean prega a redução de custos por meio da eliminação (ou redução) de desperdícios, sendo assim, podemos dizer que dentre todos os processos acima, apenas o atendimento médico realmente agrega valor ao paciente, pois é o único que trará uma definição clara sobre o que sente, com isso todos os demais devem eliminados ou reduzidos ao máximo.
Por este ponto de vista, a telemedicina pode ajudar, e muito, tanto para o cliente paciente quanto para cliente médico. Da ótica do cliente paciente, eliminar a necessidade de deslocamento, realizar um agendamento com um menor prazo, permitir um pré-diagnóstico (ou até mesmo uma orientação) antes do primeiro atendimento, são melhorias que agradam a todos, tornam a rotina de consultas mais prática. Na outra ponta, os benefícios para o cliente médico passam pela maior agilidade nos atendimentos, permitindo maior produtividade, resultando no aumento dos rendimentos, sem considerar em redução de custos com a manutenção dos ativos fixos (espaço para atendimento) e ativos circulantes (materiais e medicamentos).
Contudo, não podemos deixar de pensar na qualidade do atendimento, onde nas palavras do Dr. Drausio Varella “a medicina é uma profissão que se deve ser feita com as mãos”. Onde o exercício desqualificado ou precoce da telemedicina, pode trazer consequências graves ao paciente e levar o médico a responder judicialmente. Mas se pensarmos bem, já não funciona assim?
Pensando nos dias de hoje, a medicina já está presente. Ela acontece quando um enfermeiro evolui a condição do paciente nos grupos de whatsapp dos hospitais e o médico, por sua vez, prescreve um novo medicamento. Acontece quando seu paciente de anos, te liga para dizer que está sentindo uma dor incômoda e com isso você sugere um tratamento. Ou até mesmo quando você recebe as imagens da ressonância por email, e sugere qual caminho o paciente deve percorrer para buscar tratamento da possível causa.
A telemedicina vem para reduzir os desperdícios, principalmente a Espera e o Deslocamento. Sendo ela uma realidade, a pergunta é: como e onde ela pode ser aplicada com efetividade?
1 https://drauziovarella.uol.com.br/geral/o-problema-da-ma-distribuicao-dos-medicos-no-brasil/
3 https://exame.abril.com.br/tecnologia/por-que-os-custos-com-saude-so-aumentam/
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No tratamento de doenças os médicos são os especialistas responsáveis por diagnosticar e tratar os pacientes, acompanhando-os diariamente até que o problema seja resolvido (ou ao menos minimizado até que não ofereça mais risco). O médico deve atentamente analisar todos indicadores (pressão, temperatura, frequência cardíaca entre outros) afim de garantir que o o processo de tratamento escolhido está funcionando corretamente e se alterações precisam ser feitas para garantir que o produto seja produzido conforme a necessidade do cliente. Neste caso o produto e o cliente se confundem, onde o cliente é o paciente e o produto é tratamento.
Similar ao médico são os colaboradores do hospital. Todos são responsáveis por um processo que impacta direta ou indiretamente o cliente. Você enfermeiro, além prestar assistência ao paciente também executa diversos processos durante o dia como solicitar medicamentos, evoluir cuidados prestados, solicitar encaminhamentos, verificar o funcionamento dos equipamentos… Se algo não saí conforme previsto, quem é o responsável por corrigir? A Farmácia, Ti, Manutenção, ou o Gestor? Na realidade o maior especialista no processo é VOCÊ. Você executa o processo cotidianamente, conhecendo os pontos fortes e as imperfeições nos mínimos detalhes, sendo capaz de elaborar uma lista do que funciona e do que atrapalha em sua rotina. Por isso você deve fazer parte da correção do problema.
Como funcionam seus processos hoje? Você tem indicadores para mostrar que está tudo caminhando como esperado ou seu processo está sofrento um PCR e você não está nem conseguindo identificar?
Para que o Lean funcione é preciso que os especialistas no processo estejam engajados em tratar o processo, comprometidos com a mudança para um estado melhor. Posso contar com a sua ajuda para melhorar seus processos?
Pioneira no uso do Lean e responsável por mostrar ao mundo como a filosofia traz grandes avanços para as empresas, figurando entre as maiores e melhores montadoras do mundo. Contudo o segredo não está apenas no Lean, nem na disciplina e organização fornecida pelo 5S, ou ainda pelo sistema Kanban aplicado em todo o fluxo do produto (da concepção até a venda do produto), Responsável por mudar a forma de produção no mundo inteiro, sequer pelo Just in Time que garante a produção na quantidade correta no momento correto. O segredo a 80 anos são as PESSOAS.
Não importa se você tem as melhores ferramentas do mundo em seu bolso, se não souber usá-las, por isso a Toyota considera que TODOS dentro da organização são responsáveis por promover o desenvolvimento da companhia e se compromete a desenvoler tanto as pessoas quanto os processos.
O desenvolvimento não ocorre apenas através de cursos de aperfeiçoamento ou eventos com paletrantes. Na verade a maior parte do desenvolvimento acontece no dia a dia, no gemba (local onde o trabalho acontece), na execução de suas atividades. O lider tem um grande papel no desenvolvimento das pessoas, pois deve garantir que seus funcionários sejam tão capazes quanto ele na solução dos problemas. Mas ainda que o lider esteja disposito a capacitar sua equipe, os colaboradores também devem estar engajados com o desevolvimento da empresa, entendendo que o desenvolvimento pessoal enriquesse a si mesmo e a empresa, trazendo benefícios a ambos.
E você, está engajado com o desenvolvimento?